Støtte er et felles ord for det som understøtter hele metodikken på Samtidig plan og prosjektering (SPP) og gjør denne prosessen smidig. I det menes alt prosjekt- og sesjonsstyringsverktøy, prosessmetoder samt teknologiske- og fysiske komponenter som bl.a. møteroms utrusting.
I begrepet fasiliteter menes lokale eller arbeidsarena og programvare for styring av informasjon til visningsflater. Det anbefales at man vurderer lokaler og utstyr man allerede har tilgang til før store innkjøp gjøres. Ofte er det kun små justeringer av møblering og supplering av visningsflater som trengs for å gjennomføre gode sesjoner.
Tilbakemeldinger og vurderinger av fasiliteter kan være del av oppsummeringen etter hver sesjon, gjennom tilbakemeldinger kan nye innkjøp vurderes for å øke smidigheten. Ineffektivitet kan i verste fall påvirke hvorvidt man når målsetningen/resultatet for sesjonen. Målet er å sikre at tilgjengelig og relevant informasjon har nådd alle deltagerne før beslutninger tas og man kan komme videre til neste trinn.
Arbeidsarenaen som skal fasilitere sesjonen bør være tilrettelagt slik at den enkelt kan endres for å tilfredsstille antall personer, tema og aktivitetene som skal foregå. Noen sesjoner kan være store med mange personer involvert og andre kan være konkrete oppgaver med få personer.
Det er ingen behov for å gå «all-inn» for å ta i bruk SPP metodikken. Vurder eksisterende lokaler og møterom, suppler med flere visningsflater ved å bruke hva man allerede har tilgang til eller invester i en portabel touchskjerm. Møbler kan byttes ut til mindre enheter som gir mulighet til å ommøblere eksisterende møterom til grupper eller langbord. Det deles inn i en minimumsløsning og en maximumsløsning hvor sistnevnte krever større innkjøp.
Enkel utrustning/minimumsutrusting:
«State-of-the-art» løsning/maksimumsløsning:
Det er mange type løsninger som kan være aktuelle når det gjelder størrelse på rom, møblering og teknisk utstyr.
Plenum seanser kan ha ulike løsninger. Typisk langbord, hestesko og gruppeaktiviteter med mindre “øyer” for å separere arbeidsoppgaver. Alle oppsettene må ha tilgang på egne visningsflater. Møblene bør derfor være små og portable, gjerne med hjul som kan låses slik at de kan flyttes og settes sammen for å håndtere alt fra små til store grupper.
Bildet viser eksempel fra samhandlingsrommet til ViaNova, møblert for en plenumssamling med flere skjermflater som viser relevant informasjon.
Fasilitatorens utnyttelse av fasilitetene:
Fasilitatoren er en sentral rolle i sesjonene. En fasilitator styrer hva som skjer på de enkelte visningsflatene i rommet, slik at informasjonen deles mest mulig hensiktsmessig når teamet jobber i plenum. Visualisering av informasjon og kontinuerlig status er noe som brukes aktivt og er en viktig bidragsyter til at hele teamet jobber mot samme mål.
En fasilitator kan ved behov dele opp problemstillingen i delproblemstillinger, enten ved bruk av tilstøtende møterom eller ved å dele opp prosjektgruppen i smågrupper i arbeidsarenaen. Når det skal jobbes intensivt over flere timer må lokalene være dimensjonert for dette med tanke på lys og luft.
Fasiliteringsverktøy er hjelpemidler til god samhandling og effektiv sesjonsgjennomføring. Fasilitator som skal styre sesjonen må ha klart om eksterne deltager skal delta og om de skal dele skjerm. Fasilitatoren bør ha regien for hva som skal behandles og ha denne informasjonen klar til å vises på skjermene. Samtidig må fasilitatoren ha mulighet til å hente opp deltageres skjermer ved behov med minst mulig plunder og venting.
Det finnes standard teknologi de fleste møterom i dag er utstyrt med for deling av skjermflater til en og samme skjerm. Deling til flere skjermflater lar seg også gjøre ved standard programvare de fleste har tilgang til som for eksempel Microsoft Software. Det finnes leverandører av maskinvare som kan gi full fleksibilitet i deling til skjermflater og programvare som kan forberedes med hva som skal vises til enhver tid på hvilke skjerm og til og med forhåndsprogrammere repeterende møter slik at ingen tid går bort til å finne frem alle informasjonskilder. Alt avhenger av hvor mye penger man ønsker å investere i slike systemer.
Minimumsløsning:
Behov som slike maksimumsløsninger bør støtte:
Maksimumsløsning:
Slike verktøy er styringssystemer, som koordinerer nødvendige kilder og informasjon, og sikrer at riktig informasjon/dokument/kilde vises på riktig sted til riktig tid. Det finnes mange leverandører av maskinvareløsninger og det er ulike skaleringer av disse systemene. De er som regel lite portable så løsningen monters fysisk i et rom dedikert til sesjoner. Software versjonen er det færre leverandører av. Fordelen med slike systemer er at de kan benyttes i alle møterom og krever kun fler visningsflater og standard maskinvare.
Softwarebaserte styringssystemer
Funksjonaliteten som tidligere var implementert i maskinvare forsøkes nå løst i programvare.
Fordelen med et slikt oppsett er at man kan bygge mange flere fasilitatorfunksjoner inn i løsningen. Det kan være fremhenting av relevant informasjon og eksekvering av programmer, kjøring av workflow’s eller integrasjon med fasilitatorapplikasjoner.
Den mest kjente rogramvaren i det norske markedet er Epsis TeamBox. Erfaringer med TeamBox beskrives videre under eksempler og erfaringer.
Prosjektteam kan bestå av personer som er forhindret fra å møte fysisk og vil da være en ekstern deltager som skal ha en aktiv deltagelse. En fasilitator må vurdere om det er hensiktsmessig. Kravene til planlegging og aktiv deltakelse blir enda sterkere, og teamet møter i tillegg også kultur og tidsdimensjoner som må tas hensyn til. Skal prosjektet ha flere personer virtuelt, så bør hver enkelt ha eget kamera slik at en reduserer effekten av å sitte som ekstern deltager.
Programvarer som i dag gjør ekstern deltagelse mulig, er Microsoft applikasjonene Skype for Business og Teams. Det kan være begrensninger i interaktivitet hos de enkelte firmaers lisensavtale og interne IT sikkerhetpolicy. Uansett hvilke programvarer som benyttes for eksterne deltagere bør det testet før sesjonsstart.
I sesjonene er det viktig at alle gis tilgang til nødvendig grunnlag og kan lagre sine arbeider på samme sted, dvs at alle jobber mot et felles område. Her er det mange type løsninger som kan benyttes (webhotell, felles server etc), men det er viktig at dette klargjøres og utdypes på forhånd og at alle tester det tekniske i forkant.
Når en skal jobbe med felles dokumenter så anbefales det å se på “sky-løsninger” som eksempelvis Office 365 der en kan samskrive i felles dokumenter.
I forbindelse med sesjoner er det viktig å forberede og teste at det tekniske fungerer så optimalt som mulig. Dette bør sjekkes og øves på i forkant av sesjonen. I tillegg er det viktig å ha tilgang på personell som kan bistå ved behov under selve sesjonen for å forhindre lange brudd eller risiko for å ikke oppnå målet med sesjonen.
I begrepet fasiliteter menes lokale eller arbeidsarena og programvare for styring av informasjon til visningsflater. Det anbefales at man vurderer lokaler og utstyr man allerede har tilgang til før store innkjøp gjøres. Ofte er det kun små justeringer av møblering og supplering av visningsflater som trengs for å gjennomføre gode sesjoner.
Tilbakemeldinger og vurderinger av fasiliteter kan være del av oppsummeringen etter hver sesjon, gjennom tilbakemeldinger kan nye innkjøp vurderes for å øke smidigheten. Ineffektivitet kan i verste fall påvirke hvorvidt man når målsetningen/resultatet for sesjonen. Målet er å sikre at tilgjengelig og relevant informasjon har nådd alle deltagerne før beslutninger tas og man kan komme videre til neste trinn.
Arbeidsarenaen som skal fasilitere sesjonen bør være tilrettelagt slik at den enkelt kan endres for å tilfredsstille antall personer, tema og aktivitetene som skal foregå. Noen sesjoner kan være store med mange personer involvert og andre kan være konkrete oppgaver med få personer.
Det er ingen behov for å gå «all-inn» for å ta i bruk SPP metodikken. Vurder eksisterende lokaler og møterom, suppler med flere visningsflater ved å bruke hva man allerede har tilgang til eller invester i en portabel touchskjerm. Møbler kan byttes ut til mindre enheter som gir mulighet til å ommøblere eksisterende møterom til grupper eller langbord. Det deles inn i en minimumsløsning og en maximumsløsning hvor sistnevnte krever større innkjøp.
Enkel utrustning/minimumsutrusting:
«State-of-the-art» løsning/maksimumsløsning:
Det er mange type løsninger som kan være aktuelle når det gjelder størrelse på rom, møblering og teknisk utstyr.
Plenum seanser kan ha ulike løsninger. Typisk langbord, hestesko og gruppeaktiviteter med mindre “øyer” for å separere arbeidsoppgaver. Alle oppsettene må ha tilgang på egne visningsflater. Møblene bør derfor være små og portable, gjerne med hjul som kan låses slik at de kan flyttes og settes sammen for å håndtere alt fra små til store grupper.
Bildet viser eksempel fra samhandlingsrommet til ViaNova, møblert for en plenumssamling med flere skjermflater som viser relevant informasjon.
Fasilitatorens utnyttelse av fasilitetene:
Fasilitatoren er en sentral rolle i sesjonene. En fasilitator styrer hva som skjer på de enkelte visningsflatene i rommet, slik at informasjonen deles mest mulig hensiktsmessig når teamet jobber i plenum. Visualisering av informasjon og kontinuerlig status er noe som brukes aktivt og er en viktig bidragsyter til at hele teamet jobber mot samme mål.
En fasilitator kan ved behov dele opp problemstillingen i delproblemstillinger, enten ved bruk av tilstøtende møterom eller ved å dele opp prosjektgruppen i smågrupper i arbeidsarenaen. Når det skal jobbes intensivt over flere timer må lokalene være dimensjonert for dette med tanke på lys og luft.
Fasiliteringsverktøy er hjelpemidler til god samhandling og effektiv sesjonsgjennomføring. Fasilitator som skal styre sesjonen må ha klart om eksterne deltager skal delta og om de skal dele skjerm. Fasilitatoren bør ha regien for hva som skal behandles og ha denne informasjonen klar til å vises på skjermene. Samtidig må fasilitatoren ha mulighet til å hente opp deltageres skjermer ved behov med minst mulig plunder og venting.
Det finnes standard teknologi de fleste møterom i dag er utstyrt med for deling av skjermflater til en og samme skjerm. Deling til flere skjermflater lar seg også gjøre ved standard programvare de fleste har tilgang til som for eksempel Microsoft Software. Det finnes leverandører av maskinvare som kan gi full fleksibilitet i deling til skjermflater og programvare som kan forberedes med hva som skal vises til enhver tid på hvilke skjerm og til og med forhåndsprogrammere repeterende møter slik at ingen tid går bort til å finne frem alle informasjonskilder. Alt avhenger av hvor mye penger man ønsker å investere i slike systemer.
Minimumsløsning:
Behov som slike maksimumsløsninger bør støtte:
Maksimumsløsning:
Slike verktøy er styringssystemer, som koordinerer nødvendige kilder og informasjon, og sikrer at riktig informasjon/dokument/kilde vises på riktig sted til riktig tid. Det finnes mange leverandører av maskinvareløsninger og det er ulike skaleringer av disse systemene. De er som regel lite portable så løsningen monters fysisk i et rom dedikert til sesjoner. Software versjonen er det færre leverandører av. Fordelen med slike systemer er at de kan benyttes i alle møterom og krever kun fler visningsflater og standard maskinvare.
Softwarebaserte styringssystemer
Funksjonaliteten som tidligere var implementert i maskinvare forsøkes nå løst i programvare.
Fordelen med et slikt oppsett er at man kan bygge mange flere fasilitatorfunksjoner inn i løsningen. Det kan være fremhenting av relevant informasjon og eksekvering av programmer, kjøring av workflow’s eller integrasjon med fasilitatorapplikasjoner.
Den mest kjente rogramvaren i det norske markedet er Epsis TeamBox. Erfaringer med TeamBox beskrives videre under eksempler og erfaringer.
Prosjektteam kan bestå av personer som er forhindret fra å møte fysisk og vil da være en ekstern deltager som skal ha en aktiv deltagelse. En fasilitator må vurdere om det er hensiktsmessig. Kravene til planlegging og aktiv deltakelse blir enda sterkere, og teamet møter i tillegg også kultur og tidsdimensjoner som må tas hensyn til. Skal prosjektet ha flere personer virtuelt, så bør hver enkelt ha eget kamera slik at en reduserer effekten av å sitte som ekstern deltager.
Programvarer som i dag gjør ekstern deltagelse mulig, er Microsoft applikasjonene Skype for Business og Teams. Det kan være begrensninger i interaktivitet hos de enkelte firmaers lisensavtale og interne IT sikkerhetpolicy. Uansett hvilke programvarer som benyttes for eksterne deltagere bør det testet før sesjonsstart.
I sesjonene er det viktig at alle gis tilgang til nødvendig grunnlag og kan lagre sine arbeider på samme sted, dvs at alle jobber mot et felles område. Her er det mange type løsninger som kan benyttes (webhotell, felles server etc), men det er viktig at dette klargjøres og utdypes på forhånd og at alle tester det tekniske i forkant.
Når en skal jobbe med felles dokumenter så anbefales det å se på “sky-løsninger” som eksempelvis Office 365 der en kan samskrive i felles dokumenter.
I forbindelse med sesjoner er det viktig å forberede og teste at det tekniske fungerer så optimalt som mulig. Dette bør sjekkes og øves på i forkant av sesjonen. I tillegg er det viktig å ha tilgang på personell som kan bistå ved behov under selve sesjonen for å forhindre lange brudd eller risiko for å ikke oppnå målet med sesjonen.
Et av de viktigste resultatene av en samtidig prosjekteringssesjon er beslutninger. Prosjektstyring er et verktøy for å styre og logge prosjekt prosessen. En del av prosjektstyring er å registrere alle beslutninger som er gjort gjennom prosjektets levetid. Dette er tradisjonelt noe som ikke er direkte linket til en BIM-modell i et samferdselsprosjekt, men det er et behov for å linke beslutninger i BIM-modellen eller direkte på objekter slik at det gir sporbarhet i løsningsvalg og beslutninger.
En annen del av prosjektstyring er styring av prosessen. Det er mange ulike prosesstyringsmetoder som støtter en koordinert og samstemt gjennomføring av prosjektet. Disse prosesstyringsmetoder kan brukes som del av sesjonene.
BIM-modellen sentral som en sesjonsstøtteverktøy. Det er denne som er navet i planleggingen og i sesjonene når temaer skal løses. Fagene bruker prosjekteringsverktøy for å prosjektere domenemodeller som samles i en felles BIM modell for tverrfaglig samhandling. Domenemodellene kan ses isolert eller tverrfaglig slik at alle aspekter av prosjektet blir forstått av deltagere i en sesjon. Se Visualisering for mer informasjon om BIM modell.
Prosjekteringsteamet bør benytte et egnet verktøy for å logge beslutninger og evt. aksjonspunkter fra sesjonene.
Tverrfaglige komplekse prosjekter kan gi utfordringer for prosjektteamet med mange fag, eksterne- og interne interessenter, brukere og kundens/byggherres forventing og behov. Det essensielle er at alle er enige om hva som skal gjøres og drar i samme retning med de samme målene. Underveis i prosjektet så er det viktig å ha gode prosesser og metoder for at alle skal produsere og få det de trenger for å levere til rett tid og kvalitet.
Dette er kjente problemstillinger som det finnes mange gode prosessmetoder og verktøy for å håndtere. En av de mest brukte metodene er visuell planlegging. Det er forskjellige varianter av metoden og de har forskjellige navn, men metoden er skalerbar og kan fungere på store eller små team og på forskjellige prosjekttyper og stadier i prosjektet. Prinsipielt skal visuell planlegging under prosjektgjennomføringen hjelpe oss å knekke den overordnete fremdriftsplanen ned i konkrete oppgaver for fagene og avhengigheter mellom fagene innenfor en håndterbar tidshorisont. Resultatene fra nedbrytingen gir også en mer korrekt fremdriftsplan i prosjektet.
Egnet metode som kan benyttes til nedbryting av prosjektet til trinnmodell.
Metoden egner seg best i starten av prosjektet for å få en felles forståelse for problemstillingen og oppgaven og underveis i prosjektet ved naturlige planfase overganger.
Skalerbar metodikk som kan brukes på store eller mindre tema for å finne felles mål-bilde felles oppfatning felles forståelse og god samhandling og dialog.
Kort beskrivelse av GIGAmapping:
“Kvantitative prosesser for å skape kvalitative resultater”
• Giga-mapping er verktøy for å få oversikt over en kompleks og uoversiktlig arbeidsprosess, oppgave eller problemstilling, og hvor man som gruppe ønsker å få felles oversikt over et stort antall aktiviteter og initiativer som foregår på tvers av grupper og team. Velegnet for prosjektgrupper, ledergrupper, avdelinger m.m. Svært velegnet for beslutningstagere som skal samordne sin strategiske innsats.
• Gjennom bruk av verktøyet visualiserer gruppens felles forståelse for hver enkelts bidrag inn i prosessen og gir gruppen en helhetsforståelse for sammenhengen mellom alle milepæler og strategiske grep som skal til for å realisere målet.
• Gruppen får en felles forståelse for hvordan ulike delprosesser henger sammen, man fanger opp hvor det er viktig å ha ekstra fokus, hvor man må gå i dybden og undersøke mer, hvor det potensielt kan briste, og hvor gruppen har god kontroll m.m.
• Hver enkelt ser tydelig sin og andres rolle inn i prosessen, og får en klar forståelse hvem man bør samarbeide med og hva man skal få til sammen.
• Giga-mapping ble utviklet av Birger Sevaldson ved Arkitekthøyskolen i Oslo, og er blitt brukt i en rekke sammenhenger, fra konsernledergrupper, ledergrupper, for ledere på tvers av kommunale etater og i tidligfase i prosjekter innen samferdsel og bygg.
• Verktøyet anvendes slik: Gruppen samler seg rundt et langbord, ruller ut en papirrull og alle deltar i å tegne ut hele prosessen. Fasilitatoren av prosessen gir god veiledning, sørger for at alle kobler seg på og hjelper gruppen der man kan stå fast.
GIGAmapping er ikke bare summen av aktivitetene som skal gjøres men også perspektivene fra de som har identifisert aktivitetene. Det er ikke bare hva men også hvordan som blir ivaretatt.
Det finnes utallige måter å lage et giga-map kart på budskapet er at deltagerne aktivt er med på å formidle deres egen kunnskap i samhandling med deltagerende for det beste for prosjektet.
Eksempler:
http://www.systemsorienteddesign.net/index.php/giga-mapping/giga-mapping-samples
Glenn Ballard og Greg Howell utviklet i 1992 et system som skulle kontrollere produksjonsplanleggingen. Last planner ble så utviklet for å forbedre arbeidsflyt, pålitelig planlegging og forutsigbarhet i arbeidet. De utviklet da «should-can-will-did-tankegangen» som er direkte oversatt til hva som bør gjøres, til hva som kan gjøres, hva skal gjøres og tilslutt hva som ble gjort. Dette er en mekanisme for å transformere hva som bør gjøres til hva som blir gjort.
Last planer Systemet bygger på 5 prinsipper:
• Planlegg mer detaljert jo nærmere du kommer den konkrete utførelsen.
• Planlegg sammen med dem som skal utføre arbeidet.
• Identifiser og fjern hindringer for planlagte oppgaver i team/grupper.
• Utarbeide pålitelige forpliktelser for at arbeid utføres som avtalt, og vedlikehold forpliktelsene.
• Kontinuerlig forbedring og læring. Ta lærdom av tilfellene hvor problemer med gjennomføringen oppstår
Kontinuerlig forbedring og læring gjøres ved å måle ukentlig og analysere årsak til avvik.
https://www.designingbuildings.co.uk/wiki/Last_Planner_System#Last_Planner_principles
Det er mange som benytter prinsipper i Last Planner systemet. Det mest bruke prinsippet er bakoverplanleggingen; pull planning som innebærer å sette opp alle aktiviteter fra prosjektslutt og jobbe bakover. Man tar utgangspunkt i en milepæl og planlegger bakover hvilke aktiviteter som trengs for å klare alle delmål under milepælen. Aksjoner som kommer etter milepel settes opp som huskepunkt videre.
Dette utføres ofte manuelt med lapper fra alle fag som festes på en dag/uke/mnd oversikt. Aksjonene og avtalene overføres til en digital matrise som viser hvilke oppgaver skal være ferdig til hvilke tid og hvem som er eier av oppgaven. Når oppgaven er utført markeres de som utført i matrisen og de som ikke er utført blir markert som forsinket og eventuell risiko for andre fag eller entreprenør blir varslet og diskutert. Dette utføres gjerne ukentlig eller annenhver uke.
Gjennom forskningsprosjektet har vi jobbet med forskjellig typer prosjekter, testet ut metoder, verktøy og fysiske fasiliteter. Vi har gått en reise gjennom vår egen teori og gjort erfaringer i forhold til temaer under paraplyen støtte. Et utvalg av verktøy og metoder er beskrevet her. Informasjon er ikke uttømmende så det anbefales å søke utfyllende informasjon fra andre kilder.
I komplekse og tverrfaglige prosjekter, som kan inneholde flere titalls forskjellige fag, er det ekstremt viktig å loggføre aksjoner underveis, beslutninger som blir tatt, endringer som måtte forekomme, etc. Avhengig av størrelse på prosjektet, er det i dette tilfellet flere forskjellige verktøy som kan benyttes til denne øyemed. Alt fra et enkel Excel-ark, til gratis sakshåndteringssystem Trello, og mer kraftfulle og funksjonelle systemer som JIRA og Interaxo.
Valg av verktøy bør vurderes ut ifra ambisjonsnivå, kunnskap i prosjektteamet, utviklingsmål i prosjektet og tilgang til teknisk støtte og bistand underveis. I forskningsprosjektet er det benyttet ulike verktøy i forskjellige prosjekter, men det finnes mange flere programvarer på markedet. Dette er de forskningsprosjektet har erfaringer med.
JIRA er et sterkt saksoppfølgings program. Det er mest brukt i programvareutvikling, men brukes også i mange andre type bransjer hvor det er behov for å følge opp oppgaver, gruppere oppgaver, følge oppgave prosesser og måle progresjon.
Et prosjekt i JIRA er en konteiner for oppgaver som skal føles opp grupperes og utføres. JIRA har sin styrke i at det kan tilpasses de forskjellige teams egne arbeidsflyter, er fleksibel og skalerbar. Flere samferdselsprosjekter har tatt i bruk JIRA i prosjektoppfølging og styring. I og med at programvaren har sitt utspring i programvareutvikling så er en del av terminologien farget av prosesser innen software bransjen.
Styringsverktøyet JIRA kan blant annet benyttes til følgende bruksområder;
Systemet tillater oss også å følge opp leveranser og aksjoner fortløpende i form av det som kalles «en sprint», som kan defineres som en bestemt tidsperiode der et sett av oppgaver/beslutninger ønskes å gjennomføres. Arbeidsflyten i en typisk sprint kan best visualiseres på følgende måte;
JIRA er ingen fildelingssystem, men linker til filer kan legges inn.
For flere detaljer om Atlassian JIRA og muligheter systemet kan gi, besøk hjemmeside https://www.atlassian.com/software/jira
Utviklet en prototype gjennom en hovedoppgave gjort under forskningsprosjektet Samtidig planlegging og prosjektering. Oppgaven gikk ut på å kople beslutninger til en BIM modell. Løsningen ble en link mellom saksoppfølgingsverktøyet JIRA og samhandlingsverktøyet/BIM-serveren Trimble Quadri.
Stedfestet kommentering i modellen blir automatisk en sakstype i JIRA som kan ses og besvares enten i Novapoint Basis/Viewer eller Trimble Easy Access og i JIRA. Status handteres og oppdateres alle steder. Dette gir en direkte link mellom beslutninger og modell.
Det må være en til en mellom brukere i JIRA og medlemmer i Novapoint Easy Access og alle konfigurasjoner for type, status, prioriteter og etiketter må være en til en.
Løsningen er på skrivende tidspunkt til utvikling som et produkt da markedet ser et stort behov for en slik løsning og en av de viktigste kravene fra byggherrer er sakshandtering i modell.
Et annet verktøy som kan gi noen av de samme muligheter som JIRA er det skybaserte fildelingssystemet Interaxo. I utgangspunktet er dette et fildelingssystem, men inneholder flere av funksjonaliteter som kan ivareta behovet for en bedre styring av prosjektet og loggføring av saker. Systemet kan benyttes til følgende bruksområder;
• Fildeling 3D/2D
• Endringshåndteringsprosess
• Planlegging av aktiviteter og leveranser
• Møtereferater
• Loggføring av beslutninger
• En typisk oppføring av aksjoner/leveranser i Interaxo kan visualiseres best med utsnittet under.
Det er også muligheter til å visualisere beslutninger/oppgaver/leveranser pr. fag og pr. uke, slik at det er mye enklere å oppdage tverrfaglige avhengigheter mellom fagene.
Softwarebasert styringssystem erstatter hardware med en PC, og både kilder og skjermer koples da direkte til PC’en. Man installerer da et program på PC’en som har matrisefunksjonalitet.
Forenkling av hardwarebasert fasiliteringsverktøy til softwarebasert verktøy åpner opp mulighet for å kunne ha flere lokaler tilgjengelige til sesjoner. Møter eller sesjoner som har en viss repetisjon kan lages som maler og forberedelse til disse sesjonene kan reduseres betraktelig.
I tverrfaglige arbeidsgrupper med en kompleks informasjonsstruktur vil det bli viktig å kunne systemunderstøtte både innhenting og presentasjon av de ulike deltagernes bidrag uavhengig av opprinnelsessytem. Tekstfiler, pdf, ekspertapplikasjoner, Excel, bildefiler etc. må kunne visualiseres på skjermene i sesjonsfasilitietene på en brukervennlig måte. Epsis Teambox er et verktøy utviklet for dette formålet gjennom å gi fasilitatorer og deltagere mulighet til å sette opp Informasjonsmoduler som enkelt kan presenters via “knappepanel”, portaler eller andre egnede grensesnitt.
Programvaren består av 2 hovedeler. Et konfigurasjonsverktøy hvor Informasjonsmodulene blir laget og “spiller” hvor Infomasjonsmodulene blir startet. Konfigurasjon av informasjonsmoduler er en sluttbruker- /fasilitatoroppgave som skal ende opp med et speilbilde av informasjonbehovet og informasjonsflyten beskrevet i sesjonsplanen, møteagendaen eller tilsvarende.
Dette vil sikre effektiv og konsistent gjennomførelse uavhengig av hvor informasjonen er blitt laget og hvor den befinner seg. Det vil i tillegg sikre at all relevant informasjon er tilgjengelig for alle involverte parter slik at beslutninger kan tas på et fullstendig informasjonsgrunnlag.
En tilleggsfunksjonalitet ved Epsis Teambox er at utnyttelsen av tilgjengelig skjermareal vil bli bedre og mer fleksibel. Løsningen inneholder ingen hardware komponenter som og alt kan styres via software. En sluttbruker kan selv bestemme hvordan skjermene skal deles inn og hvor kilder skal vises. Der er ingen “svarte bokser” som på en forhåndsbestemt måte har definert hvor det er mulig å presentere informasjon. Denne softwarebaserte styringen gir en fleksibilitiet til å utvide skjermareal, endre på fysisk layout etc uten at det krever konfigurasjon fra eksterne parter.
