Hovedmålsettingen for SPP (Samtidig plan og prosjektering) er å komprimere plan- og prosjekteringstiden ved bredere og mer parallell tilnærming til løsningsutvikling og beslutninger. SPP reduserer sekvensielt arbeid, tidkrevende avhengigheter og avklaringsbehov.
Et av de viktigste elementene i SPP er bruk av sesjoner.
Sesjoner er godt planlagte arbeidsmøter som brukes aktivt for å finne sanntidsløsninger av definerte problemstillinger og / eller for å ta viktige beslutninger. Disse sesjonene benyttes for å ned beslutningstiden og for å samordne løsninger tverrfaglig. Utført på en riktig måte vil slike sesjoner gi deltakerne en felles, helhetlig forståelse av den aktuelle problemstilling og de beslutninger som blir tatt.
Utgangspunktet for en sesjon er en felles trinnmodell som beskriver hele eller deler av prosessen i flere sesjoner. Etablering og prosess rundt trinnmodell og sesjonsplan er beskrevet under Trinnmodell.
Her vi vil beskrive hovedtrekkene i selve sesjonen med forberedelser, gjennomføring og etterarbeider. Sesjonene kan varierere ut fra ulike tema og problemstillinger både når det gjelder tidsfaktoren og deltagere.
Sesjonene som er beskrevet i dette metodeverket har mye til felles med det i VDC metodikken kalles ICE (Integrated Concurrent Engineering) og «Concurrent method» i IO (integrerte Operasjoner fra oljebransjen).
Når sesjonsplanen er satt opp vil man ha et oppsett som legger sammen for hva som skal tas opp av beslutningspunkter underveis i prosjektet. For disse sesjonene kan man kan man planlegge at kunden og eventuelt interessenter skal delta på gitte sesjoner f.eks. for å gjøre beslutninger for videre fremdrift for prosjektet. Dette gir mulighet til å holde av tid hos kunden og andre som kan være vanskelig å få til å stille på kort varsel.
Det finnes ulike typer sesjoner og de kan ha noe ulik form og innhold. I praksis vil mye av metodikken være lik. Vi kan i prinsippet skille mellom 3 ulike sesjonstyper.
Beslutningssesjon
Her står beslutningene i sentrum og kan i mange tilfeller likne på et tradisjonelt prosjektmøte. Hovedfokuset er på at man bruker modellene og visualisering av disse aktivt slik at alle som skal være med på å ta avgjørelsen forstår konsekvensen av valget som tas. Det er stort fokus på å unngå diskusjoner som ikke er beslutningsrelevant.
Prosjekteringssesjon
Her står fysiske løsninger i sentrum. Ofte er det komplekse deler av prosjektet som kan ha god nytte av slike seanser i tilfeller hvor det ikke er noen naturlig løsning, men hvor den optimale løsningen finnes i et kompromiss hvor flere fag / interessenter må «gi og ta».
Ad hoc-sesjon
Ad-hoc sesjoner kan rigges opp når det kommer opp et behov for en rask avklaring hvor flere aktører er involvert og hvor det ikke virker hensiktsmessig å bruke den vanlige arbeidsmetodikken hvor noen fag starter prosjekteringen og får innspill fra andre til man finner en løsning.
Ofte er dette knyttet til behov for å gjøre sanntid prosjektering eller å vise ulike forberedte løsninger for å kunne se alle konsekvenser i sanntid.
En god gjennomføring av en sesjon slik den er definert i dette metodeverket krever at alle deltakerne kjenner sin rolle med tilhørende oppgaver og ansvar. Slike sesjoner krever mer enn vanlige prosjektmøter og det er viktig at alle i prosjektet får en gjennomgang av hva som er forventet av dem.
Til de enkelte sesjonene er det viktig at prosjektledelsen kaller inn dem som er relevant for å kunne ta de beslutningene som skal tas. Dersom det er flere problemstillinger som skal diskuteres kan man for eksempel bytte ut noen av deltakerne underveis. Her er det viktig at tidsplanen blir overholdt for at dette skal fungere.
Vi har identifisert noen generelle egenskaper som er viktige for prosjektdeltakere som skal være med i prosjekter som benytter seg av SPP:
Det er mange forskjellige deltakere som bør være med i ICE sesjoner. Under beskrives de ulike rollene i en SP-arbeidssesjon. Dette er roller som kommer i tillegg til de normale prosjektrollene, som f.eks prosjektleder, prosjekteringsleder, BIM-koordinator osv. I en sesjon er det flere ulike roller som avviker litt fra det man kanskje er vant til fra tradisjonelle prosjektmøter.
For at en sesjon skal være vellykket er vår erfaring at det må være en tydelig eier av sesjonen. Dette er en person som har en motivasjon for at man skal få tatt de beslutningene som sesjonen omhandler. Dette vil kunne variere, og det vil gjennom sesjonsplanleggingen være nyttig å tenke gjennom hvem som er eieren av de ulike sesjonene.
Seksjonseieren kan være prosjektlederen når det er snakk om beslutninger som er knyttet til fremdrift og økonomi. Det vil ofte være prosjekteringslederen når det er snakk om å avklare tekniske løsninger. Det kan også være kunden dersom det har dukket opp forhold som de har et ekstra eierskap til underveis i prosjektet.
I prosjekterings-sesjoner kan det også være fagansvarlige som tar initiativet til en sesjon.
Det er svært viktig at seksjonseieren vet at man eier den enkelte sesjon og ikke lener seg tilbake og er en vanlig deltaker og tenker at møtelederen har alt ansvaret for utbyttet av sesjonen.
En fasilitator skal lede fremdriften i en sesjon og være den som styrer sesjonen mot felles mål. Fasilitator skal få frem deltagelse, eierskap og kreativitet hos deltagerne. Fasilitatoren spiller en viktig rolle som pådriver for prosessen i prosjekter gjennomført etter SPP metoden. Fasilitatoren jobber tett sammen med prosjektlederen i hele prosjektperioden for sikre at man har fremdrift mot de rette beslutningene. Det er også viktig at fasilitator sørger for at kunde/oppdragsgiver og prosjektleder kommuniserer godt, og at relevant beslutningsunderlag gjøres tilgjengelig på en god måte for beslutningstakerne. Dette krever en del personlige egenskaper hos fasilitator.
Vedkommende må ha breddekunnskap nok til å vite litt om hva hver enkelt prosjektdeltaker skal bidra med, samt grensesnittet mellom de ulike prosjektdeltakerne. Fasilitator må også være proaktiv, engasjerende og ikke være redd for å bryte av diskusjoner som enten går i feil retning i henhold til agenda eller at diskusjonen dras ut og bør parkeres eller flyttes.
I forkant av arbeidssesjonene skal fasilitator sikre at alle sesjonsdeltakerne møter godt forberedt. Siden prosjektleder og prosjekteringsleder er beslutningstaker i mange sammenhenger, vil det normalt være uheldig om personene som innehar disse rollene også har rollen som fasilitator.
Det er svært viktig at fasilitatoren kjenner til den overordnede sesjonsplanen og fremdriften for prosjektet. Helst bør fasilitatoren være med å utarbeide den overordnede sesjonsplanen sammen med prosjektleder (dersom disse rollene dekkes av ulike personer). Interessentanalysen (se «Samarbeid») er også et viktig hjelpemiddel for å kunne kvalitetssikre om de rette personer er innkalt til den enkelte sesjon.
· I arbeidssesjonen har fasilitator rollen som dirigent for teamet sitt.
· Mange vil i starten oppleve arbeidsformen som krevende, fordi arbeidsmiljøet er transparent, og mange finner det ubehagelig å presentere uferdige løsninger. Fasilitator har da et ansvar for å skape gjensidig tillit i teamet for å ivareta team-medlemmenes motivasjon.
· Fasilitator skal videre sørge for at agendaen følges, at målsettingen for sesjonene nås og at beslutningstakeren fatter de beslutningene teamet trenger for å ha progresjonen i prosjektet.
· Fasilitator har også en viktig rolle overfor hver enkelt disiplin representert i teamet. Han/hun skal sørge for at alle har den informasjonen som trengs for å gå videre slik at ingen sitter uvirksomme og venter på input fra en av de andre disiplinene.
· Som ordstyrer under arbeidssesjonen, sørger fasilitator for at alle blir hørt og kommer til ordet, ikke bare de som roper høyest eller har lengst erfaring.
· Fasilitator spiller en viktig rolle overfor kunde/oppdragsgiver og prosjektleder. Her skal fasilitator sørge for at dialogen flyter og at de kommuniserer slik at de er i stand til å fatte de beslutningene som trengs for å skape nødvendig progresjon i prosjektløpet.
· Har teamet kommet til et viktig beslutningspunkt underveis i sesjonen, skal fasilitator sikre at beslutningsunderlaget blir fremlagt på en god måte, og at beslutningen blir tatt og dokumentert (link til aksjonslogg) uten unødvendige forsinkelser.
· Mellom sesjonene har fasilitator rollen som tilrettelegger. Ressursen skal da sørge for at alle har det de trenger for å kunne løse de aktiviteter og oppgaver vedkommende rolle er satt til å løse i forkant av neste sesjon. Her er det viktig med tett kontakt med team-medlemmer, i tillegg til tett dialog med kunde/ oppdragsgiver og prosjektleder.
Disiplinene/fagene i teamet utfører de samme aktiviteter og arbeidsoppgaver i et SPP-prosjekt som i et tradisjonelt prosjekt. Under sesjonen bør disiplinene ha tilgang til alle systemer og applikasjoner som om de skulle sitte på egen arbeidsplass. Dette gjør at alle som deltar er fullt operative, kan gjøre beregninger og kalkulasjoner og ikke minst dele informasjonen med de andre teammedlemmene rundt seg. Hvert team-medlem mottar forberedelsesaktiviteter, i henhold til sesjonsplanen, i tilstrekkelig tid i forkant av hver sesjon. Så langt det er mulig, dedikeres teammedlemmene til kun ett prosjekt om gangen. Dette lar seg gjennomføre på grunn av raskere gjennomføring av SPP-prosjekt og det er dermed mulig å gjennomføre flere prosjekter med høyere kvalitet.
Tilstedeværelse av kunderepresentanter sørger for at beslutninger blir tatt fortløpende, uten forsinkelse for videre fremdrift i prosjektet. Kunderepresentantene vil også bidra med innsikt fra et kundeperspektiv, og vil kunne korrigere løsninger som ikke samsvarer med kundens ønsker og krav. Er det nødvendig å gjøre endringer eller se på flere aktuelle scenarier, har prosjektet kunderepresentanter på plass for å kunne foreta beslutninger og valg. Dette sørger for at teamet får raske avklaringer uten å miste momentet i prosjektet. Det er imidlertid ikke alltid nok at det er noen fra kunden tilstede. Man bør også avstemme at de som stiller fra kunden faktisk har beslutningsmyndighet over de aktuelle sakene. Det holder for eksempel ikke at det stiller noen fra planleggingsavdelingen dersom det er driftsavdelingen som eier en beslutning hos kunden.
Det er ikke ønskelig med tradisjonelle møtereferater etter arbeidssesjonene, men en dokumentasjon over hvilke beslutninger som er tatt. Dersom det oppstår behov for avklaringer som ikke er mulig å gjøre direkte i arbeidssesjonen, må dette også noteres. I størst mulig grad benyttes funksjonalitet i programvaren til å dokumentere beslutninger og nødvendige avklaringer. Ansvaret for dette tillegges en i prosjektteamet gjennom rollen som referent. BIM-modellen oppdateres kontinuerlig på bakgrunn av bidrag fra det enkelte fag/disiplin, og oppdatert versjon gjøres tilgjengelig gjennom arbeidssesjonen.
Arbeidsarenaer som er tilrettelagt for samtidig prosjektering inneholder teknisk utstyr i form av visualiseringsflater, IT-applikasjoner og systemer. Skulle noe av dette slutte å virke blir hele teamet fort skadelidende. Det vil derfor være hensiktsmessig for fasilitator å ha tilgang på teknisk eksperter på kort varsel slik at prosjektteamet unngår for lang nedetid og en lite effektiv arbeidssesjon.
En vesentlig suksessfaktor for gode sesjoner er at disse er godt forberedt, det er derfor helt essensielt at det settes av tilstrekkelig tid til å forberede sesjonen. Planleggingen av sesjonen må alltid skje i samråd med bestiller, prosjektleder og temaeier/temaeierne.
I god tid før selve sesjonen etableres det en omforent agenda/sesjonsplan etter en felles mal i prosjektet – typisk mal under (link til mal).
Det er svært viktig at man har kontroll på hvilket mandat og myndighet de ulike deltakerne har, slik at man er sikker på at man faktiske er beslutningsdyktige i de ulike sakene.
Planleggingen av sesjonen er det normalt fasilitatoren som gjør, men i tett samarbeid med prosjektledelsen og sesjonseier. Det viktigste er at de ulike rollene er avklart i prosjektet slik at man ikke får dobbeltarbeid eller endog at planleggingen faller mellom flere stoler.
Gjennom planleggingen av sesjonen gir dette også innspill til eventuell revisjon av trinnmodellen og kommende sesjoner – dette gjøres i fortløpende i prosjektet slik at trinnmodellen vil være et levende dokument. En sesjon kan bestå av mange ulike tema og det er ingen fasit på dette, men vil variere fra prosjekt til prosjekt, og sesjon til sesjon. Det er likevel viktig at det diskuteres grundig om temaer som er definert i trinnmodellen best løses i en sesjon eller om det kan løses på andre måter.
Etter at planen for sesjonen etablert sendes denne ut til alle deltagerne slik at en har tilstrekkelig tid til forberedelser. Dette skal helst gjøres sammen med møteagenda.
En nøkkelfaktor videre er at alle som skal delta i sesjonen forbereder seg godt for å løse det aktuelle temaet – her kan det lønne seg at alle som da skal delta krysser av/gir beskjed om at forberedelsesaktivitetene er forstått og at de krysser av/gir beskjed når det er utført – dette for å sikre seg at alle har gjort nødvendige forberedelser. Dersom det er nødvendig å purre på noen av deltakerne for å sikre at de har gjort sine forberedelser, så kan dette være vel verdt tidsbruk for fasilitator / sesjonseier.
Det er en fordel at planen for sesjonen ligger lagret et sted hvor alle deltakerne har tilgang til den, for eksempel i Sharepoint, webhotell el, i stedet for at den sendes ut på epost. Da slipper man unødig tidsbruk og epostdialog før sesjonen.
En viktig del av beslutningsgrunnlaget vil være fagmodeller og samordningsmodeller. For å sikre en effektiv sesjon er det ønskelig at man klargjør ferdigdefinerte utsnitt i modellene til de ulike sakene. Dette gjøres i samarbeid med fagansvarlig BIM eller modellkoordinator.
Når agendaen settes opp er det viktig å se på om noen av sakene har avhengigheter slik at de må gjennomgås i en gitt rekkefølge for å få full effekt av sesjonen.
En viktig del av planleggingen går på å sette av riktig med tid til de ulike sakene. Her er det ingen fasit, men med erfaring finner man relativt raskt ut hva som er en fornuftig tidsbruk per beslutningspunkt og hvor mange saker man kan ha i et møte.
Erfaringer tilsier at sesjoner over 3,5 timer er slitsomme og bør brukes med omhu. Heldagsseanser bør deles opp med noen pauser underveis og en lengre pause midt på dagen. Det kan da også være lurt å dele opp ansvaret for fasiliteringen.
Den siste delen av planleggingen finner sted rett før seansen begynner. Fasilitator og sesjonseier bør møte opp 30 – 60min tidligere for å sikre at alt er på stell før seansen starter.
For å gjennomføre en produktiv sesjon må man avgrense oppgaven til et tema. Dette for å holde fokus og løse avtalt oppgave. Temaet må være avgrenset etter størrelsen på sesjon. For små sesjoner med få deltakere må temaet være veldig avgrenset. Mens ved store sesjoner kan man gjennomgå større oppgaver med mindre avgrensing.
Det er viktig at teamet som defineres for en sesjon er på et nivå hvor det er realistisk at det kan bli gjennomført innenfor rammene av sesjonen. Større tema/problemstillinger må da brytes ned til håndterbare størrelser. Begrensende faktorer kan være blant annet;
Det er viktig å planlegge og booke fasiliteter så tidlig som mulig. Det er enklere å bruke et eget rom som er tilpasset for metodikken, for eksempel Big Room. Det er også mulig å tilrettelegge et vanlig møterom, men dette trenger mer forberedelse i forkant av sesjonen slik at det utstyret som trengs er klart i rommet. Avhengig av hva slags fasiliteter som finnes i rommet, må fasilitator planlegge hvordan han/hun ønsker å legge opp sesjonen, hva som skal vises på forskjellige skjermer etc.
For å oppnå en god sesjon skal teknologi være en viktig støttespiller. Med teknologi menes både funksjonaliteten i selve samhandlingsrommet, de konkrete dataverktøyene som brukerne må ha tilgjengelig (fagapplikasjoner) samt gode verktøy for å sikre at fasiliteringen går sømløst. Valg av fasiliteringsverktøy kan være avgjørende for beslutningsprosessen i SPP sesjonene. Dersom deltakerne må forholde seg til mange datasystem som kanskje ikke snakker sammen og som krever autentisering og pålogging, fører dette til en ineffektivitet i gjennomføringen av sesjonen.
I praksis vil rommet som seansen skal holdes i kunne være utstyrt med en rekke ulike konstellasjoner og nivåer av utstyr. Det viktigste er at fasilitatoren er kjent med det utstyret som er tilgjengelig slik at man slipper å bruke tid på å finne ut av hvordan ting fungerer underveis i sesjonen.
Fasiliteter er detaljert beskrevet i avsnittene under «Støtte».
Sesjoner har en tendens til å leve sine egne liv, men nedenfor har vi listet opp en del momenter som vil være til hjelp for å gjennomføre en effektiv sesjon.
Introduksjon til tema 1. En eller flere av deltakerne får på forhånd i oppgave å introdusere tema. Introduksjon bør være 5-10 minutter og gi bakgrunnsinformasjon evt. en foreslått løsning.
Nedenfor følger en oversikt over konkrete tilbakemeldinger på fordelene av å bruke sesjoner som har kommet fra intervjuer som en del av det teoretiske grunnlaget med å utvikle SPP metoden. Se for øvrig «FoU Prosjektet».
